(趣旨)

第1条　この規程は、法令に定めるもののほか、福山市民病院(以下「病院」という。)における文書等、図書及び帳票等の取扱いについて、必要な事項を定めるものとする。

(用語の定義)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(文書等の取扱いの原則)

第3条　文書等は、全て正確かつ迅速に取り扱い、事務が能率的に処理されるように努めなければならない。

(課長の職務)

第4条　課長(課に相当する組織の長を含む。以下同じ。)は、常にその課(課に相当する組織を含む。以下同じ。)における文書事務が適正、円滑に処理されるように所属職員を指導しなければならない。

(文書取扱主任)

第5条　課長の文書事務を補佐するため、課に文書取扱主任を置く。

(文書取扱主任の任務)

第6条　文書取扱主任は、課長の命を受け、その課における次の事務を処理する。

(病院総務課長の職務)

第7条　病院総務課長は、病院における文書等及びこれに付随する物品(小包等)の収受並びに配布の事務(他に所管するものがある事務を除く。)を掌理する。

(文書処理の年度)

第8条　文書等の処理に関する年度は、別に定めるもののほか、4月1日から翌年3月31日までとする。

(文書管理システムの利用等)

第9条　収受、起案、決裁、保存、廃棄その他の文書等の処理については、原則として文書管理システムを利用するものとする。この場合において、文書管理システムに保存した文書等は、正本とする。

(到着文書等の処理)

第10条　病院に到着した文書等は、病院総務課において収受し、次に掲げるところにより配布しなければならない。ただし、ファクシミリ、電子メールその他の方法により受信された文書等の収受については、主管課において行うものとする。

(数課に関係ある文書等)

第11条　2以上の課に関係のある文書等は、関係の最も深い課に配布し、主管の明らかでないものについては、病院総務課長の定めるところによる。

(文書等の回付)

第12条　文書取扱主任は、配布文書等のうち、主管に属しないものがあるときは、速やかに当該文書等の主管課又は病院総務課に回付しなければならない。

(文書処理の原則)

第13条　文書取扱主任は、配布文書等について、別に定める文書分類表及びファイル基準表による文書分類記号及び保存年限を登録又は記入しなければならない。

(文書等の一応供覧)

第14条　配布文書等が、次の各号のいずれかに該当するときは、「一応供覧」の処理として、その理由、意見等を付して速やかに上司の閲覧に供し、その指示又は承認を受けなければならない。

(文書等の起案)

第15条　起案は、文書管理システムにより作成するものとする。ただし、第9条第3項の規定により文書管理システムを利用しない起案については、所定の起案用紙によることができる。

(文書等の供覧)

第16条　配布文書等が、前条の規定による処理を必要とせず、単に上司の閲覧に供することをもって足りるものは、「供覧」の処理として、関係者の閲覧に供するものとする。

(起案文書の作成要領)

第17条　起案文書は、次に掲げるところにより作成しなければならない。

(決裁区分)

第18条　起案文書の決裁区分は、福山市民病院事務決裁規程(平成26年病院事業管理規程第3号)の定めるところによる。

(起案文書の回議)

第19条　起案文書は、当該事務の決裁区分に従い、起案者から順次直属の上司を経て、その決裁権限を有する者に回議し、決裁を受けなければならない。

(起案文書の合議)

第20条　起案文書の内容が、他の局部課に関係があるものは、次の要領によりその関係部課長に合議しなければならない。

第21条　前条の規定により合議を要する事項のうち、起案文書による合議では協議調整が十分に行われ難い事項については、起案前に意見調整し、又は協議しなければならない。

(合議文書の処理)

第22条　合議を受けた起案文書は、直ちに査閲し、同意不同意を決定しなければならない。査閲に日時を要するときは、その理由を主管課に通知しなければならない。

(廃案した場合等の処置)

第23条　起案文書が合議したときの趣旨と異なって決裁されたとき又は中途で廃案となったときは、合議した部課長にその旨を連絡しなければならない。

(病院総務課長への合議)

第24条　次に掲げる起案文書は、原則として病院総務課長へ合議しなければならない。ただし、第3号に掲げる起案文書で病院総務課長の承認を受けたものは、この限りでない。

(持ち回り決裁)

第25条　起案文書のうち、重要又は異例なもので説明を要するものは、起案者等が自ら持ち回る等により説明して決裁を受けるものとし、急施又は秘密を要するものは、前段に準じて取り扱うことができる。

(代決又は後閲の処理)

第26条　急施を要すると認めた起案文書を、上司の不在により代決又は後閲するときは、次の要領により処理しなければならない。

(原議書の整理)

第27条　原議書(第15条ただし書の起案(以下「文書起案」という。)に限る。以下この条、第30条第3号後段及び第31条において同じ。)は、全て各課の文書取扱主任に回付するものとし、各課の文書取扱主任又は文書取扱主任を補助する職員は次に掲げるところにより整理しなければならない。ただし、第2号にあっては、院外に施行する文書に係るものに限る。

(文書記号・番号)

第28条　次に掲げる文書等には、その区分によりそれぞれ文書記号及び文書番号を付さなければならない。ただし、往復文書のうち、軽易なものについてはこの限りでない。

(文書分類記号)

第29条　文書分類記号は、別に定める文書分類表に定めるところによる。

(法規文書等の処理)

第30条　規程、告示、公告及び訓令(以下「法規文書等」という。)は、次の各号により処理しなければならない。

(発送文書等の処理)

第31条　文書起案により起案を行った指令文書及び発送を要する一般文書は、次の各号により処理しなければならない。

(発送文書の記名)

第32条　発信者名は、市長、管理者、院長その他法令により権限を有する者とすること。ただし、次に掲げる場合においては、それぞれに定める発信者名を用いることができる。

(郵送の手続)

第33条　郵送を要する発送文書は、主管課において必要な包装をし、特殊扱いを要するものは、その封筒に速達書留、内容証明等の表示をして、文書取扱主任においてこれを取りまとめ、所定の時間までに所定の方法により病院総務課に送付しなければならない。

(逓送の手続)

第34条　逓送を要する発送文書は、主管課において必要な包装をし、文書取扱主任においてこれを取りまとめ、所定の時間までに、印刷室に備付けの文書収配箱に入れなければならない。

(対内文書の往復)

第35条　病院内の部課及び市長部局の局部課相互間において往復する文書等は、印刷室に備え付けの文書収配箱を利用して配布するものとする。ただし、特に重要、機密又は緊急を要する文書等その他主管課で直接配布することを適当とするものは、主管課において直接配布することができる。

(執務時間外における文書等の取扱い)

第36条　執務時間外に到着した文書等(ファクシミリ、電子メールその他の方法により受信された文書等を除く。)の処理については、病院総務課長が別に定める。

(文書整理の原則)

第37条　文書等は、常に整理し、重要なものは非常災害に際して支障がないようにあらかじめ適当な処置を講じておかなければならない。

(文書等の整理保管)

第38条　文書等は、直ちに利用できるよう、常にオープンファイルシステムにより整理保管しなければならない。

(担当者の文書等の整理)

第39条　担当者は、常に未処理文書及び完結文書を次に掲げるところにより区分整理しなければならない。

(文書等の整理、編集方法)

第40条　文書等は、主管課において、文書取扱主任を中心として次に掲げるところにより、原則として指定のファイル(指定のファイルに準ずるものを含む。以下「ファイル」という。)により編冊しなければならない。この場合、文書取扱主任は、分類、保存年限等につき、審査指導をするものとする。

(文書等の保存年限)

第41条　文書等の保存年限は、法令等に特別の定めがあるものを除き、次の5種とする。

(保存年限の計算)

第42条　文書等の保存年限の計算は、文書等の処理の完結した翌年度から起算する。

(保存年限の延長又は短縮)

第43条　保存年限の満了前又は満了後の文書等であっても必要に応じ、その保存年限を延長又は短縮することができる。この場合において、延長は原則1年を単位として行うものとし、延長が可能な期間は、通算して30年を超えることができない。

(文書等の保存種別)

第44条　文書等の保存種別は、主管課長の意見を勘案して病院総務課長が別に定める。

(保存文書の借覧)

第45条　保存文書を借覧しようとするときは、所定の手続を行い、文書取扱主任の承認を得なければならない。

(院外持出し禁止)

第46条　文書等は、院外に持ち出すことはできない。ただし、やむを得ない事情によりあらかじめ主管課長の承認を受けたときは、この限りでない。

(職員以外の借覧禁止)

第47条　保存文書は、特別なものを除き、職員のほかは借覧することができない。ただし、福山市情報公開条例の規定に基づき公文書を閲覧等に供するとき、又は主管課長の承認を受けたときは、この限りでない。

(保存文書の廃棄処分)

第48条　文書取扱主任は、保存文書の保存年限が満了したときは、主管課長と協議の上、文書目録を作成し廃棄処分に付さなければならない。

(文書等の焼却等)

第49条　廃棄する文書等で、福山市情報公開条例第6条各号に規定する情報が記録されているもの又は他に使用されるおそれのあるものは、焼却又は裁断する等の処置を講じなければならない。

(図書登録)

第50条　主管課で購入した図書又は寄贈等を受けた図書については、速やかに病院総務課へ回付し、図書登録を受けなければならない。

(図書の管理)

第51条　図書登録を受けた図書は、担当者が常用するものを除いて、図書室に置き、その管理を充分しなければならない。

(図書の閲覧)

第52条　図書の貸出は、院長が別に定める基準によるものとする。

(図書の所管替)

第53条　他課の図書について、その所管を替えようとするときは、図書登録替えをしなければならない。

(図書の廃棄)

第54条　図書の廃棄をしようとするときは、院長が別に定める基準により、廃棄処分にしなければならない。この場合において、図書登録を抹消しなければならない。

(帳票の分類)

第55条　この規程において、帳票とは必要事項を記入するために余白を設けて一定の様式を印刷した事務用紙、帳簿、伝票、カードその他これに準ずるものをいい、院内帳票(法令その他これに準ずるものにより一定の様式が定められている帳票以外のすべての帳票をいう。以下同じ。)の分類は、次のとおりとする。

(帳票の作成又は改廃)

第56条　院内帳票のうち、特定帳票については当該帳票に係る事務を主管する課において、また、共通帳票については当該帳票に係る事務を統括する課において別に定める帳票作成改廃基準(以下「基準」という。)により作成し、改正し、又は廃止しなければならない。

(帳票の審査)

第57条　院内帳票を作成し、又は改正しようとするときは、その帳票に係る事務を主管し、又は統括する課の長(課に相当する組織の長を含む。以下「主管課長等」という。)において文書管理システム又は所定の起案用紙により起案文書を作成し、帳票原稿を添え、病院総務課長の審査を受けなければならない。ただし、次に掲げる帳票の作成若しくは改正又は基本的事項に係わらない軽微な改正については、この限りでない。

(帳票の印刷)

第58条　帳票を印刷しようとするときは、当該帳票の欄外に所定の事項を印刷するものとする。

(委任)

第59条　この規程に定めるもののほか、文書、図書、帳票の取扱に関してその他必要な事項は、別に定める。