○福山市電子計算機処理データ保護管理規程

平成4年6月30日

訓令第4号

目次

第1章 総則(第1条―第11条)

第2章 電算処理システムの開発及び変更(第12条―第14条)

第3章 電算処理(第15条―第20条)

第4章 データ等の管理(第21条―第24条)

第5章 電子計算機室等の管理及び保全(第25条―第27条)

第6章 電算処理の委託等(第28条―第32条)

第7章 雑則(第33条―第35条)

附則

第1章 総則

(目的)

第1条 この規程は、市が設置し、総務局総務部ICT推進課(以下「ICT推進課」という。)において管理する電子計算組織(以下「市の電子計算組織」という。)及び市の電子計算組織のデータを使用する市が管理する電子計算組織により電算処理を行う場合並びに市の外部に委託して電算処理を行う場合におけるデータの的確な管理と電算処理の適正な実施を図ることを目的とする。

(一部改正〔平成5年訓令2号・10年5号・17年13号・21年3号・24年2号・28年5号・31年2号・令和2年2号〕)

(定義)

第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) 電子計算組織 指示された一連の処理手順に従って事務を自動的に処理する電子的機器組織をいう。

(2) 電算処理 電子計算組織を利用して事務の全部又は一部を処理することをいう。

(3) 記録媒体 磁気テープ、磁気ディスクその他電算処理により情報を記録している媒体をいう。

(4) データ 入出力帳票又は記録媒体に記録されている情報をいう。

(6) 保有個人情報 条例第2条第6項に規定する保有個人情報をいう。

(7) 特定個人情報 条例第2条第7項に規定する特定個人情報をいう。

(8) 共通番号 市の電子計算組織で個人を特定するために用いる共通の番号をいう。

(一部改正〔平成10年訓令5号・15年9号・18年9号・28年5号・29年6号〕)

(電算処理の範囲)

第3条 電算処理をする事務の範囲は、条例第2条第1項に規定する実施機関が所掌する事務(以下「所掌事務」という。)とする。

(一部改正〔平成15年訓令9号〕)

(正確性の確保等)

第4条 電算処理の実施に当たっては、データを常に正確に維持及び管理するとともに、市民の基本的人権を尊重し、保有個人情報の保護に努めなければならない。

(一部改正〔平成15年訓令9号〕)

(記録の制限)

第5条 電算処理により記録媒体に記録する個人情報は、所掌事務の目的達成に必要な最小限の範囲のものとする。

2 思想、信条及び宗教に関する個人情報は、記録媒体に記録してはならない。

(一部改正〔平成10年訓令5号〕)

(共通番号の利用制限)

第6条 保有個人情報を電算処理するために用いる共通番号は、第3条に規定する事務の範囲を超えて利用してはならない。

(一部改正〔平成15年訓令9号〕)

(結合の禁止)

第7条 保有個人情報を電算処理する場合においては、市の電子計算組織及び市の電子計算組織のデータを使用する市が管理する電子計算組織と国、他の地方公共団体その他市以外のものの電子計算組織と通信回線による結合を行ってはならない。ただし、条例第40条に規定する場合を除く。

(一部改正〔平成15年訓令9号・17年13号〕)

(データ保護管理者)

第8条 第1条に規定する目的を達成するため、データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、総務部長をもってこれに充てる。

2 保護管理者は、次に掲げる事務を所掌する。

(1) 電算処理システムの開発及び変更の調整に関すること。

(2) 電算処理業務委託の調整に関すること。

(3) データの管理に関すること。

(4) その他第1条に規定する目的の達成に関し必要な措置を講じること。

(一部改正〔平成10年訓令5号・17年13号・24年2号・28年5号・31年2号・令和2年2号〕)

(データ取扱責任者)

第9条 保護管理者の事務の一部を取り扱わせるため、データ取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、電算処理に係る事務の担当課(以下「所管課」という。)の長をもってこれに充てる。

2 取扱責任者は、次に掲げる事務を所掌する。

(1) 電算処理システムの開発及び変更に関すること。

(2) 電算処理システムの開発及び電算処理業務の委託に係る計画書及び仕様書の作成に関すること。

(3) 電算処理業務に係る委託契約の締結及び変更に関すること。

(4) 電算処理業務に係るデータ及び入出力帳票等の管理に関すること。

(5) 保護管理者及び委託先との連絡調整に関すること。

(6) その他第1条に規定する目的の達成に関し必要な措置を講じること。

(一部改正〔平成28年訓令5号〕)

(電算要員)

第10条 取扱責任者は、前条第2項各号に掲げる事務を行わせるため、所属する職員のうちから電算要員を指定し、保護管理者に報告するものとする。電算要員を変更したときも、同様とする。

(一部改正〔平成21年訓令3号〕)

(データ管理のための連絡組織)

第11条 保護管理者を長とし、取扱責任者その他の関係課長を構成員とするデータ管理のための連絡組織(以下「連絡組織」という。)を設置するものとする。

2 連絡組織は、電算処理業務に係るデータの的確な管理を図るため、取扱手続等に関する審議その他必要な連絡調整を行うものとする。

第2章 電算処理システムの開発及び変更

(システム開発計画等)

第12条 所管する事務に関して、新たに電算処理システムの開発を行おうとする課(以下「依頼課」という。)の長は、あらかじめ情報化企画書又は改造要求書をICT推進課長に提出しなければならない。既に電算処理されている事務についてそのシステムを変更する場合も、同様とする。

2 前項の場合において、他課の所管するデータを使用して電算処理を行うシステムを開発又は変更しようとするときは、依頼課の長は、その使用に関して、あらかじめ書面により、当該データを所管する課の長の承諾を得なければならない。

(一部改正〔平成5年訓令2号・10年5号・17年13号・21年3号・31年2号〕)

(システム開発等の決定)

第13条 前条第1項の電算処理システムの開発又は変更の決定は、別に定める福山市情報化推進委員会において行うものとする。ただし、軽易な事務若しくは緊急に処理を要する事務に関する電算処理システムの開発又は変更の決定は、この限りでない。

2 ICT推進課長は、前項の規定に基づく決定がなされたときは、速やかにその結果を書面により依頼課の長に通知しなければならない。

(一部改正〔平成5年訓令2号・10年5号・17年13号・14号・21年3号・31年2号〕)

(職員の派遣等)

第14条 依頼課の長は、電算処理システムの開発について、ICT推進課長から職員の派遣を求められたときは、電算処理を要する事務について十分な知識を有する職員を適宜派遣しなければならない。

(一部改正〔平成5年訓令2号・10年5号・17年13号・21年3号・31年2号〕)

第3章 電算処理

(電算処理計画の策定等)

第15条 ICT推進課長は、毎年3月15日までに翌年度の電算処理年間計画の概要を策定するとともに、毎月15日までに翌月の電算処理月間計画を策定しなければならない。

2 取扱責任者は、前項に規定する電算処理計画の策定に必要な電算処理年間計画依頼書及び電算処理月間計画依頼書をICT推進課長の指定する期限までに提出しなければならない。

3 ICT推進課長は、原則として第1項の電算処理月間計画に従って電算処理を行い、その記録を1年間保存するものとする。

(一部改正〔平成5年訓令2号・10年5号・17年13号・21年3号・31年2号〕)

(事後処理)

第16条 ICT推進課に設置した事後処理機を利用して行う帳票の裁断等の事後処理は、当該電算処理業務に係る所管課の職員が行うものとする。ただし、ICT推進課長が必要と認めるときは、この限りでない。

(一部改正〔平成10年訓令5号・17年13号・21年3号・31年2号〕)

(電算要員の登録)

第17条 ICT推進課長は、所属する職員及び第14条の規定により派遣された職員の中から電算要員を定めて電算要員登録台帳に登録するものとする。

2 ICT推進課長は、電算要員登録台帳に登録した者以外のものを市の電子計算組織を利用して行うシステムの開発及び運用に従事させてはならない。

(一部改正〔平成5年訓令2号・10年5号・17年13号・21年3号・31年2号〕)

(端末機の管理)

第18条 ICT推進課長は、端末機(通信回線を利用して電子計算組織に情報を入力し、又は出力する装置をいう。以下同じ。)に入出力するデータを、当該端末機の設置の目的に必要な範囲に限定する措置を講じるとともに、端末機の稼働状況を記録しなければならない。

2 ICT推進課長は、端末機を設置した課の職員を指定して、当該端末機を操作するために必要な個別の暗証番号を付与するとともに、当該職員の事務内容に応じて操作可能な機能を限定する措置を講じなければならない。

3 端末機を設置した課の取扱責任者は、当該端末機の適正な管理及び運営を確保しなければならない。

4 端末機を設置した課の取扱責任者は、所定の時間外に端末機を操作する必要が生じた場合は、あらかじめICT推進課長に使用の申請を行い、許可を得なければならない。

(一部改正〔平成5年訓令2号・10年5号・17年13号・21年3号・31年2号〕)

(データの訂正)

第19条 取扱責任者は、所管するデータに誤りがあることを発見した場合において、当該データの訂正をICT推進課で行う必要があるときは、速やかにICT推進課長に書面によりその旨を通知しなければならない。

2 ICT推進課長は、前項の通知を受けたときは、速やかに必要な措置を講じなければならない。

(一部改正〔平成5年訓令2号・10年5号・17年13号・21年3号・31年2号〕)

(運用状況の公表)

第20条 ICT推進課長は、電子計算組織の運用状況について、適宜市民に公表するものとする。

(一部改正〔平成5年訓令2号・10年5号・17年13号・21年3号・31年2号〕)

第4章 データ等の管理

(入力原票の管理)

第21条 ICT推進課長は、電算処理に係る入力原票の受払い及び保管について、入力原票名、処理期日、件数等必要な事項を台帳に記載して適正に管理しなければならない。

2 取扱責任者は、電算処理に係る入力原票をICT推進課長に提出するときは、送付書を添えてICT推進課長の定める期限までに送付しなければならない。

3 ICT推進課長は、入力原票の電算処理が完了したときは、速やかに当該入力原票を当該取扱責任者に返還しなければならない。

(一部改正〔平成5年訓令2号・10年5号・17年13号・21年3号・31年2号〕)

(出力帳票の管理)

第22条 ICT推進課長は、電算処理による帳票の出力が完了したときは、その旨を取扱責任者に連絡するものとし、連絡を受けた取扱責任者は、速やかに当該出力帳票の検収を行うものとする。

2 電算処理に係る出力帳票は、検収完了まではICT推進課長が、検収完了後は当該出力帳票を検収した取扱責任者が管理するものとする。

3 取扱責任者は、出力帳票が保存期間を過ぎたとき、又は不要となったときは、その内容が漏えいすることのないよう、速やかに裁断、焼却等により、当該出力帳票を処分しなければならない。

(一部改正〔平成5年訓令2号・10年5号・17年13号・21年3号・31年2号〕)

(記録媒体の管理)

第23条 ICT推進課長は、記録媒体を厳重に保管するとともに、重要な記録媒体については必要に応じて予備の記録媒体を作成しなければならない。

2 ICT推進課長は、記録媒体の保管について台帳を整備し、必要な事項を記録しなければならない。

3 ICT推進課長は、記録媒体のラベル等に内容を表示するときは、第三者には識別されない記号を用いて行うものとする。

4 ICT推進課長は、記録媒体を廃棄処分するときは、その内容が漏えいすることのないよう必要な措置を講じなければならない。

(一部改正〔平成5年訓令2号・10年5号・17年13号・21年3号・31年2号〕)

(ドキュメントの管理)

第24条 ICT推進課長は、ドキュメント(システム設計書、プログラム説明書、コード表、操作手引書その他電算処理に必要な仕様書をいう。)を所定の場所に保管しなければならない。

2 ドキュメントを複写し、又は保管する場所から持ち出すときは、書面によりICT推進課長の承認を得なければならない。

3 前項の規定により複写したドキュメントを利用する課の長は、当該ドキュメントの保管場所を定め、適正に管理するとともに、その廃棄処分に当たっては、ICT推進課長の指示に従わなければならない。

4 ICT推進課長は、ドキュメントを廃棄処分するときは、その内容が漏えいすることのないよう必要な措置を講じなければならない。

(一部改正〔平成5年訓令2号・10年5号・17年13号・21年3号・31年2号〕)

第5章 電子計算機室等の管理及び保全

(入室制限)

第25条 ICT推進課長は、電子計算機室及び記録媒体の保管施設に入室できる者を指定し、当該指定した者に対して入室者識別カードを交付するものとする。

2 ICT推進課長は、前項の規定に基づき指定した者以外のものを電子計算機室及び記録媒体の保管施設に入室させてはならない。ただし、ICT推進課長が必要と認めるときは、その指定した職員の立会いのもとに指定した者以外のものの入室を許可することができる。

(一部改正〔平成5年訓令2号・10年5号・17年13号・21年3号・31年2号〕)

(保全措置)

第26条 ICT推進課長は、火災、盗難その他の災害に備えて、電子計算機室及び記録媒体の保管施設等に必要な措置を講じなければならない。

(一部改正〔平成5年訓令2号・10年5号・17年13号・21年3号・31年2号〕)

(事故の措置)

第27条 電子計算組織に係る事故が発生したときは、発見者は、復旧のための措置を講じるとともに、事故報告書により、事故の種類、状況、原因、措置等をICT推進課長に報告しなければならない。

(一部改正〔平成5年訓令2号・10年5号・17年13号・21年3号・31年2号〕)

第6章 電算処理の委託等

(電算処理の委託)

第28条 電算処理を外部に委託しようとする課の長は、当該委託業務の処理について、あらかじめ電算処理業務計画書及び仕様書を作成し、ICT推進課長に協議するものとする。

2 前項の協議は、次に掲げる事項について行うものとする。

(1) 委託業務の内容

(2) 委託先の体制及び技術水準等の内容

(3) 委託先におけるデータ保護及び安全対策の整備状況

3 電算処理を外部に委託した課(以下「委託課」という。)の取扱責任者は、定期的又は随時に、契約内容が適正に履行されているかを委託先において検査するものとする。

4 委託課の取扱責任者は、委託先において市の定める電子計算機処理データ保護管理準則に基づく措置を講じさせるものとする。

(一部改正〔平成5年訓令2号・10年5号・17年13号・21年3号・31年2号〕)

(委託契約の手続)

第29条 委託課の取扱責任者は、電算処理業務の委託に当たっては、原則として別に定める標準契約書を用い、保護管理者と協議の上、契約を締結するものとする。

2 委託契約書には、次の事項を明記しなければならない。

(1) データの秘密保持に関する事項

(2) 再委託の禁止又は制限に関する事項

(3) データの指示目的外の使用及び第三者への提供の禁止に関する事項

(4) データの複写及び複製の禁止に関する事項

(5) 委託契約に係る権利義務譲渡の禁止に関する事項

(6) 事故発生時における報告義務に関する事項

(7) 入出力帳票等の保護管理に関する事項

(8) 電算処理の立会い又は監督に関する事項

(9) データの返還義務に関する事項

(10) 検査の実施に関する事項

(11) 保有個人情報の漏えい等については条例第53条第54条又は第56条の規定により処罰される旨の教示に関する事項

(12) 特定個人情報を取り扱う場合における委託先の当該特定個人情報の取扱いに従事する者の明確化に関する事項

(13) 前各号に掲げる委託契約書に規定した事項に違反した場合における契約解除等の措置及び損害賠償に関する事項

3 次の事項については、必要に応じ委託契約書に明記し、又は覚書を取り交わす等の措置を講じるものとする。

(1) プログラム等の所有権に関する事項

(2) 入出力帳票等の授受及び搬送に関する事項

(3) 主任担当者の通知に関する事項

(4) 委託先におけるデータの保管及び廃棄に関する事項

(5) 作業場所に関する事項

(6) その他データの保護管理のため必要な事項

(一部改正〔平成15年訓令9号・28年5号〕)

(データ管理)

第30条 委託課の取扱責任者は、委託業務に係るデータが、処理、保管及び移転の各段階において漏えい、滅失又は毀損することのないよう必要な措置を講じるものとする。

(一部改正〔平成28年訓令5号〕)

(管理台帳の作成)

第31条 委託課の取扱責任者は、委託先との入出力帳票等の授受及び保管に関する台帳を設け、内容、年月日、数量その他必要な事項を記録するものとする。

(保存用記録媒体)

第32条 委託課の取扱責任者は、委託業務終了後も記録媒体を保存する必要があるときは、その内容、保存年限等を明記した依頼票により、ICT推進課長に保管を依頼するものとする。

2 ICT推進課長は、前項の依頼があったときは、当該記録媒体を保管するものとする。

3 ICT推進課長は、第1項の保存年限が満了したときは、委託課の取扱責任者に連絡の上、当該記録媒体のデータを消去するものとする。

4 委託課の取扱責任者は、委託業務において事故が発生した場合その復元が困難となるおそれのある重要な記録媒体については、委託先において予備の記録媒体を作成し、保管させるものとする。

(一部改正〔平成5年訓令2号・10年5号・17年13号・21年3号・28年5号・31年2号〕)

第7章 雑則

(データの使用制限)

第33条 データは、所掌事務以外には使用してはならない。ただし、国の行政機関、他の地方公共団体又は公共的団体から使用の申込みがあった場合において、使用の目的が公共性を有し、かつ、他の目的に使用されるおそれがないと認めるときは、当該データを使用しようとする課の長は、当該データを所管する課の取扱責任者の承認を得て、ICT推進課長と協議の上、保護管理者の決裁を受けてこれを認めることができる。

2 記録媒体に記録されているデータを本来業務以外の目的に使用しようとする課の長は、本来業務を所管する取扱責任者の承認を得て、ICT推進課長の決裁を受けなければ当該データを使用することができない。

(一部改正〔平成10年訓令5号・17年13号・21年3号・28年5号・31年2号〕)

(検査)

第34条 保護管理者は、電算処理に係るデータ保護の的確な管理を図るため、データ管理の状況について定期的又は随時に検査を行うものとする。

(委任)

第35条 この規程に定めるもののほか、必要な事項は、保護管理者が定める。

附 則

この訓令は、平成4年7月1日から施行する。

附 則(平成5年3月31日訓令第2号抄)

1 この訓令は、平成5年4月1日から施行する。

附 則(平成10年3月31日訓令第5号)

この訓令は、平成10年4月1日から施行する。

附 則(平成15年8月25日訓令第9号)

この訓令は、公布の日から施行する。

附 則(平成17年3月31日訓令第13号)

この訓令は、平成17年4月1日から施行する。

附 則(平成17年12月1日訓令第14号)

この訓令は、公布の日から施行する。

附 則(平成18年8月24日訓令第9号)

この訓令は、公布の日から施行する。

附 則(平成21年3月27日訓令第3号)

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

附 則(平成24年3月26日訓令第2号)

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。(後略)

附 則(平成28年3月31日訓令第5号)

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

附 則(平成29年9月25日訓令第6号)

この訓令は、公布の日から施行する。

附 則(平成31年3月29日訓令第2号)

この訓令は、平成31年4月1日から施行する。

附 則(令和2年3月31日訓令第2号)

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

福山市電子計算機処理データ保護管理規程

平成4年6月30日 訓令第4号

(令和2年4月1日施行)

体系情報
第4編 行政通則/第5章 情報管理
沿革情報
平成4年6月30日 訓令第4号
平成5年3月31日 訓令第2号
平成10年3月31日 訓令第5号
平成15年8月25日 訓令第9号
平成17年3月31日 訓令第13号
平成17年12月1日 訓令第14号
平成18年8月24日 訓令第9号
平成21年3月27日 訓令第3号
平成24年3月26日 訓令第2号
平成28年3月31日 訓令第5号
平成29年9月25日 訓令第6号
平成31年3月29日 訓令第2号
令和2年3月31日 訓令第2号