○福山市民病院文書等取扱規程

平成26年4月1日

病院事業管理規程第4号

目次

第1章 総則(第1条―第6条)

第2章 文書の収受及び配布(第7条)

第3章 文書の処理及び起案(第8条―第17条)

第4章 文書の発送及び逓送(第18条―第22条)

第5章 文書の整理、編集、保管及び保存(第23条―第29条)

第6章 図書(第30条―第34条)

第7章 帳票(第35条―第39条)

第8章 雑則(第40条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この規程は、法令に定めるもののほか、福山市民病院(以下「病院」という。)における文書(図面等を含む。)、図書及び帳票等の取扱いについて、必要な事項を定めるものとする。

(文書の取扱いの原則)

第2条 文書は、全て正確かつ迅速に取り扱い、常にその処理経過を明らかにし、事務が能率的に処理されるように努めなければならない。

(課長の職務)

第3条 課長(課に相当する組織の長を含む。以下同じ。)は、常にその課(課に相当する組織を含む。以下同じ。)における文書事務が適正、円滑に処理されるように、その所属職員を指導しなければならない。

(文書取扱主任)

第4条 課長の文書事務を補佐させるため、課に文書取扱主任を置く。

2 文書取扱主任は、課の庶務を担当する担当次長(次長を含む。以下同じ。)をもって充てる。

3 文書取扱主任は、課長の命を受け、その課における次の事務を処理する。

(1) 文書の収受、記帳、配布、逓送及び発送に関すること。

(2) 文書の審査に関すること。

(3) 文書事務処理の促進に関すること。

(4) 文書及び図書の整理及び保管に関すること。

(5) 文書の分類、保存年限の管理及び文書の編集に関すること。

(6) ファイリングシステムの維持管理に関すること。

(7) 文書事務及び帳票の改善指導に関すること。

(8) その他文書事務、図書及び帳票に関し必要なこと。

4 文書取扱主任が不在又は欠けたときは、その課の他の上席の担当次長(他の担当次長がいない課にあってはその課の上席の職員)の順にその職務を代理する。

(病院総務課長の職務)

第5条 病院総務課長は、病院における文書事務(図書、帳票を含む。この条において同じ。)を掌理する。

2 病院総務課長は、病院の文書事務の適正、円滑な処理を図るため、各課の文書事務を随時に調査し、勧告することができる。この場合において、勧告を受けた課長は速やかに改善しなければならない。

(文書事務の年度)

第6条 文書事務に関する年度は、別に定めるもののほか、4月1日から翌年3月31日までとする。

第2章 文書の収受及び配布

(到着文書の処理)

第7条 病院に到着した文書は、病院総務課において収受(郵便料金の未納又は不足の文書は病院総務課長が特に認めたものに限り収受)し、次の各号により配布しなければならない。

(1) 配布先が明確な文書は、原則として閉封のまま主管課に配布すること。ただし、配布先が明確でない文書は、これを開封し、主管課に配布する。

(2) 2以上の課に関係のある文書は、関係の最も深い課に配布し、主管の明らかでないものについては、病院総務課長の定めるところによる。

(3) 書留文書、親展文書及び電報は、書留及び親展文書受付簿に記載の上、書留文書及び電報は主管課に、親展文書は宛名人(病院事業管理者(以下「管理者」という。)宛てのものは病院総務課長)に配布し、受領印を徴すること。

(4) 不服申立て及び訴訟その他到達日時が権利の得喪又は変更に関係を有する文書は、封筒の余白に到達日時を明記して取扱者がこれを押印し、主管課に配布すること。

2 各課の文書取扱主任又は文書取扱主任を補助する職員は、前項の規定により配布を受けた文書及び当該課へ直接到着した文書(以下「配布文書等」という。)について、速やかに次項に規定する処理を行わなければならない。

3 文書の余白に受付印を押印し、かつ、文書番号を記入し、その件名を文書件名簿に記載すること。ただし、病院総務課長においてその必要がないと認めるものは、文書件名簿への記載を省略することができる。

4 各課の文書取扱主任は、配布文書等のうち、主管に属しないものがあるときは、速やかに当該文書の主管課又は病院総務課に回付しなければならない。

第3章 文書の処理及び起案

(文書処理の原則)

第8条 各課の担当次長は、前条の処理を終えた文書について定例的又は軽易なものを除き、直ちに課長の閲覧を受けなければならない。

2 課長は、前項の規定により文書を閲覧したときは、自ら処理するものを除いて、処理方針等を指示して担当者に交付し、処理させなければならない。

(文書の一応供覧)

第9条 配布文書等が次の各号のいずれかに該当するときは、当該文書の上部余白に「一応供覧」であることを明らかにし、意見、処理案、その理由等を付して、速やかに上司の閲覧に供し、その指示又は承認を受けなければならない。

(1) 速やかに事案の内容を上司の閲覧に供する必要のあるもの

(2) 重要又は異例な事案で上司の指示により処理する必要のあるもの

(3) 調査等のため事案の処理に長期の日時を要するもの

2 前項の規定にかかわらず、配布文書等が単に上司の閲覧に供することをもって足りるものは、当該文書の上部余白に「供覧」であることを明らかにし、関係者又は上司の閲覧に供するものとする。

(文書の起案)

第10条 事案の処理は、原則として文書によるものとする。

2 文書の起案は、起案用紙を用いなければならない。ただし、次の各号に掲げるものについては、この限りでない。

(1) 事務の処理上、一定の事項を記載した用紙又は帳簿等を用いることを適当とするもの

(2) 定例又は軽易な事案で、文書の余白に処理案等を記載して処理できるもの

(3) その他起案用紙以外で処理することが適当と認められるもの

3 前項の規定にかかわらず、庶務事務システム(職員の服務の管理、給与の支給等に関する事務の処理等を行う電子計算組織をいう。以下同じ。)を利用できる場合にあっては、庶務事務システムにより事案の処理を行うことができる。この場合における庶務事務システムによる文書の取扱いについては、別に定めるところによる。

(一部改正〔令和元年病管規程9号〕)

(起案文書の作成要領)

第11条 起案文書は、次の各号に掲げるところにより作成しなければならない。

(1) 事案が2以上の課に関係するものは、関係の最も深い課で立案すること。

(2) 文書は、原則として1事案につき1起案とすること。ただし、一連の関係のある事項についてはこの限りでない。

(3) 起案文書には、起案の理由、要旨又は説明を簡潔に記述し、関係規定その他参考となる事項を付記し、かつ、関係書類を添付すること。ただし、定例的なもの又は軽易なものについては、そのいずれも省略することができる。

(4) 公用文の書き方、文体、用字、書式その他公用文の作成に関しては、福山市公用文に関する規程(昭和41年福山市訓令第4号)及び文書実務の例による。

(5) 起案文書には、必ず、病院総務課長が別に定める文書分類記号及び第27条第2項の規定による保存年限を記入し、「至急」「秘」「一応供覧」その他を明確にし、秘密に属するものは封筒に入れて回議しなければならない。

(6) 起案文書のうち、重要又は異例のもので説明を要するものは、起案者が自ら持ち回って決裁を受けるものとする。急又は秘密を要するものも同様とする。

(7) 担当次長は、その担当する起案が前各号の要件に適合しているか審査し、不備がある場合は起案者を指導するとともに、文書取扱主任の審査を要するものについては速やかに送付するものとする。

(8) 担当次長は、その担当する起案の内容について意見の調整ができないときは、課長の判断を受け、起案者に指示するものとする。

(起案文書の決裁、代決及び後閲)

第12条 起案文書の決裁は、福山市民病院事務決裁規程(平成26年病院事業管理規程第3号)の定める決裁区分に従い、起案者から順次直属の上司を経て、その決裁権限を有する者に回議し、決裁を受けなければならない。

2 起案文書を代決するときは、「代」と朱書して押印し、当該決裁責任者に報告を要すると認めたものは事後速やかに報告するものとする。

3 後閲にするときは、「後閲」と記入して決裁を受け、起案者は事後速やかに後閲を要する者の閲覧に供し、押印を受けるものとする。

(起案文書の合議)

第13条 起案文書の内容が他の部課に関係があるものは、次の各号に掲げるところにより、合議するものとする。

(1) 部長以上決裁の場合

主管部長課長の意思決定を受けた後、関係部長課長の意思決定を受ける。

(2) 課長決裁の場合

主管課長担当次長の意思決定を受けた後、関係課長担当次長の意思決定を受ける。

2 合議文書は、関係担当次長を経由するものとし、審査又は記帳等を要するものその他特に必要なものについては、担当職員を経由するものとする。

3 合議文書を受けたときは、速やかに閲覧し、意思決定をしなければならない。この場合において、閲覧に日時を要するときは、その旨起案者に通知するものとする。

4 合議について異議があるときは、起案者及びその主管課と協議し、なお決定しないときは、その意見を付して決裁を受けなければならない。

5 起案文書による合議では協議調整が不十分と思われる場合は、起案前に意見調整又は協議するものとする。

(起案文書の廃案等の措置)

第14条 起案文書が中途で廃案となったとき又は起案若しくは合議を受けたときの趣旨と異なって決裁されたときは、合議した関係部課長等にその旨連絡しなければならない。決裁を受けた起案文書(以下「原議書」という。)を廃案とし、又は施行を保留すべき必要が生じたときも同様とする。

(病院総務課長への合議)

第15条 次の各号に掲げる起案文書は、原則として病院総務課長へ合議しなければならない。

(1) 市長名をもって発する文書

(2) 法令の解釈及び運用の方法に関する案件

(3) 要綱、基準その他内規等の制定改廃及び公示文書

(4) 示談書及び協定書等

(5) その他特に必要と認められるもの

(原議書の整理等)

第16条 原議書は、各課の文書取扱主任に回付するものとし、各課の文書取扱主任又は文書取扱主任を補助する職員は次の各号により整理するものとする。

(1) 原議書の起案日、処理期限、文書分類記号、保存年限等所定の事項の記入の有無及び合議印等を確認すること。

(2) 原議書には、決裁日付印等を押印して所定事項を記入し、文書件名簿へ記載の上、記載者は指定のところに押印すること。ただし、原議書のうち決裁日付印欄等が省略されているもの又は病院総務課長がその必要がないと認めたものについては、この限りでない。

(3) 前各号による処理が完了した原議書は、速やかに起案者へ返付すること。

(文書記号・番号)

第17条 次の各号に掲げる文書には、その区分によりそれぞれ文書記号及び文書番号を付さなければならない。ただし、往復文書のうち、軽易なものについてはこの限りでない。

(1) 議案文

 議決を求めるもの 議第 号

 諮問するもの 諮第 号

 報告するもの 報第 号

(2) 条例 条例第 号

(3) 規則 規則第 号

(4) 規程 病院事業管理規程第 号

(5) 告示 福山市民病院告示第 号

(6) 公告 福山市民病院公告第 号

(7) 訓令 福山市民病院訓令第 号

(8) 指令 福山市民病院指令( )第 号

(9) 往復文 福病( )第 号

2 前項のうち、括弧で示す箇所には、別表に掲げる主管課の文書記号を記入するものとする。

3 第1項第4号から第7号までの文書番号は、公文番号簿により付し、第8号及び第9号については課ごとに一連番号を付すものとする。

4 病院事業管理規程については、公表を要するものについては、福山市公告式条例(昭和41年条例第2号)の例による。

5 告示及び公告については、主管課において掲示すべき文書を所要枚数作成し、所定の掲示場に掲示すること。

第4章 文書の発送及び逓送

(発送文書の処理)

第18条 指令文書、証明書及び発送を要する一般文書は、次の各号に定めるところにより処理するものとする。

(1) 指令文書及び証明書にあっては、課の指令番号簿及び証明番号簿により、発送を要する一般文書にあっては、文書件名簿により文書番号を付するものとする。ただし、軽易な文書はこの限りでない。

(2) 発信者名は、市長、管理者、院長その他法令により権限を有する者とすること。ただし、軽易な事案については、病院名又は病院局長名若しくは担当部課長名を用いることができる。

(3) 指令文書、証明書及び発送を要する一般文書には、福山市民病院公印規程(平成26年病院事業管理規程第5号)の定めるところにより公印を押印し、かつ、原議書と契印しなければならない。ただし、軽易な文書については、公印若しくは契印又はそのいずれも省略して発送できるものとする。

(郵送の手続)

第19条 郵送を要する発送文書は、主管課において郵便番号等を記入の上、必要な包装をし、特殊扱いをするものはその旨表示し、必要な書類を添えて午後2時30分までに病院総務課へ送付しなければならない。ただし、急を要するとき、又はその他必要があるときは、主管課において郵送するものとする。

2 病院総務課は、前項の規定による送付を受けたときは、これを点検し、料金後納郵便差出票により発送するものとする。ただし、急を要するときその他必要があるときは、郵便切手により発送することができる。

3 第1項ただし書及び前項ただし書の規定により郵便切手を使用する場合又はその他郵便切手を使用する場合は、切手受払簿によりその受払を明らかにしなければならない。

(電報発信の手続)

第20条 電報は、主管課において発信し、発信後、病院総務課に報告しなければならない。

(院内外連絡逓送)

第21条 院内外連絡逓送については、主管課において必要な包装をし、印刷室備付けの文書配布箱に入れなければならない。ただし、特に重要、機密、持回り又は緊急を要する文書その他主管課で直接配布することを適当とするものは、主管課で直接逓送しなければならない。

2 市長部局連絡逓送については、主管課において必要な包装をし、宛先を明記し、所定の時刻までに印刷室備付けの文書配布箱に入れなければならない。前項ただし書の規定は、市長部局連絡逓送について準用する。

(勤務時間外における文書の取扱い)

第22条 勤務時間外における到着文書及び発送文書等の取扱いについては、病院総務課長が別に定める。

第5章 文書の整理、編集、保管及び保存

(文書の整理の原則)

第23条 文書は、常に整理し、紛失、盗難、損傷等を防止するとともに、重要なものについては、非常時に際して必要な処理ができるようあらかじめ準備しておかなければならない。

(文書の保管)

第24条 担当者は、未処理文書又は完結文書について主管課の一定場所に整理保管し、常に文書の所在を明らかにしておかなければならない。

(文書の編集、製本及び保存)

第25条 文書取扱主任は、次の各号により、文書の編集及び製本をし、常用するものを除いて、所定の場所へ保存するよう担当者を指導するものとする。

(1) 事案が2年以上にわたるものは、完結の年に属する個別ファイルに編集すること。

(2) 事案が数事案に関係のあるものは、最も関係の深い個別ファイルに編集すること。

(3) やむを得ず保存年限が異なる数事案を同一事案として編集する場合は、それらのうち最も長い保存年限として編集すること。

(4) 図面等で個別ファイルに編集することが困難なものは、適宜箱若しくは紙袋に入れ、又は結束して保存すること。

(5) 編集の都合上、同一年度の文書を分冊することができる。この場合において、分冊したことを明らかにしなければならない。

(6) 個別ファイルの表紙及び背表紙には、必要事項を記入するものとする。第4号の規定による箱等で保存する場合も同様とする。

(7) 個別ファイルには文書目録を添付するものとする。第4号の規定による箱等で保存する場合も同様とする。

(文書の閲覧等)

第26条 文書を閲覧又は借覧しようとするときは、主管課長又は担当次長の承認を得て閲覧又は借覧し、終了したときは速やかに元に収蔵又は返却しなければならない。

2 文書は、特別なものを除き、職員以外の者は閲覧又は借覧することはできない。ただし、福山市情報公開条例(平成14年条例第2号)の規定に基づき公文書を閲覧等に供するとき、又は主管課長の承認を受けたときは、この限りでない。

3 文書は、院外へ持ち出すことはできない。ただし、やむを得ない事情によりあらかじめ主管課長の承認を得たときは、この限りでない。

4 前3項の規定により閲覧、借覧又は持ち出しの承認を受けた者は、当該文書について、いかなる理由があっても抜取り、取替え、増補又は他の者への閲覧、貸出しをしてはならない。

(文書の保存年限)

第27条 文書の保存年限の区分は、次のとおりとする。

(1) 第1種(永年保存)

(2) 第2種(10年保存)

(3) 第3種(5年保存)

(4) 第4種(3年保存)

(5) 第5種(1年保存)

2 文書の保存年限は、主管課長の意見を勘案して病院総務課長が別に定める文書保存年限表によるものとする。

3 文書の保存年限の起算日は、文書の完結の日の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし、暦年ごとに整理し、保存する文書については、文書の完結の日の属する年の翌年の1月1日とする。

(保存文書の廃棄)

第28条 文書取扱主任は、保存文書の保存年限が満了したときは、主管課長と協議の上、文書目録を作成し、廃棄処分にしなければならない。この場合において、主管課長は病院総務課長と協議の上、保存年限が満了した文書であっても必要に応じ、その保存年限を延長することができる。

(文書の焼却等)

第29条 廃棄する文書で、福山市情報公開条例第6条第1項各号に規定する情報が記録されているもの又は他に使用されるおそれのあるものは、焼却又は裁断する等の処置を講じなければならない。

第6章 図書

(図書登録)

第30条 各課で購入した図書又は寄贈等を受けた図書については、速やかに病院総務課へ回付し、図書登録を受けなければならない。

2 病院総務課は、回付された図書を図書登録簿に記載し、その図書に図書登録印を押印の上、主管課へ送付しなければならない。

(図書の管理)

第31条 図書登録を受けた図書は、担当者が常用するものを除いて、図書室に置き、その管理をするものとする。

(図書の貸出)

第32条 図書の貸出は、院長が別に定める基準によるものとする。

(図書の所管替)

第33条 他課の図書について、その所管を替えようとするときは、図書登録替えをしなければならない。

(図書の廃棄)

第34条 図書の廃棄をしようとするときは、院長が別に定める基準により、廃棄処分にしなければならない。この場合において、図書登録を抹消しなければならない。

第7章 帳票

(帳票の分類)

第35条 この規程において、帳票とは必要事項を記入するために余白を設けて一定の様式を印刷した事務用紙、帳簿、伝票、カードその他これに準ずるものをいい、院内帳票(法令その他これに準ずるものにより一定の様式が定められている帳票以外の全ての帳票をいう。以下同じ。)の分類は、次のとおりとする。

(1) 特定帳票 特定の課が使用する帳票

(2) 共通帳票 各課が共通に使用する帳票

(帳票の作成又は改廃)

第36条 院内帳票のうち、前条の特定帳票については当該帳票に係る事務を主管する課において、また、同条の共通帳票については当該帳票に係る事務を統括する課において作成し、改正し、又は廃止しなければならない。

(帳票の審査)

第37条 院内帳票を作成し、又は改正しようとするときは、その帳票に係る事務を主管し、又は統括する課の長(課に相当する組織の長を含む。以下「主管課長等」という。)において所定の様式による帳票作成(改廃)起案書を作成し、原寸の帳票原稿を添え、病院総務課長の審査を受けなければならない。ただし、次に掲げる帳票の作成若しくは改正又は基本的事項に係わらない軽微な改正については、この限りでない。

(1) 様式の全部が条例、規程で定められている帳票

(2) 専ら院内において使用する帳票で概ね1年以内の期間に限り使用するもの

(3) 専ら院内において使用する帳票で軽易なもの

(4) その他病院総務課長が審査の必要がないと認める帳票

2 病院総務課長は、審査に付された帳票が、福山市個人情報保護条例(平成15年条例第38号)及び福山市情報公開条例に基づき適正に作成され、又は改正されているか、並びに帳票を作成し、若しくは改正することが事務処理上必要であるかどうかの審査結果を帳票作成(改廃)起案書に記入するものとする。

(帳票の印刷)

第38条 帳票を印刷しようとするときは、当該帳票の欄外に決裁番号等所定の事項を印刷するものとする。

2 印刷発注主管課は、主管課長等の要求により帳票を印刷しようとするときは、前条の規定により病院総務課長の審査を受けていることを確認した後、これを発注するものとする。

(帳票の保管)

第39条 帳票を印刷したときは、主管課長等は、当該印刷後の帳票を1部、当該帳票作成(改廃)起案書に添付して保管しなければならない。

2 帳票を改正若しくは廃止したときは、主管課長等は、当該帳票改正起案書若しくは当該帳票廃止起案書を当該帳票に係る従前の帳票作成(改廃)起案書とともに保管しなければならない。

第8章 雑則

(委任)

第40条 この規程に定めるもののほか、文書、図書、帳票の取扱いに関してその他必要な事項は、別に定める。

附 則

(施行期日)

1 この規程は、公布の日から施行する。

(経過措置)

2 この規程の施行の際現に保存、登録、その他の手続等がなされている文書、図書、帳票については、この規程中の相当規定によってなされたものとみなし、期間のあるものについてはこれを通算する。

附 則(平成28年3月22日病管規程第5号)

(施行期日)

1 この規程は、平成28年4月1日から施行する。

附 則(平成29年3月9日病管規程第4号)

この規程は、平成29年4月1日から施行する。

附 則(平成30年3月30日病管規程第5号)

(施行期日)

この規程は、公布の日から施行する。

附 則(令和元年12月2日病管規程第9号)

この規程は、公布の日から施行する。

別表(第17条関係)

(一部改正〔平成28年病管規程5号・29年4号・30年5号〕)

文書の記号

部署名

記号

診療部

医療技術部

医技

がん診療統括部

がん

救命救急センター

中央手術部

中手

臨床研究部

看護部

管理部

病院総務課

経営企画課

医療支援センター

医事課

医事

地域医療連携課

広報室

医療情報室

医情

安全管理室

感染対策室

福山市民病院文書等取扱規程

平成26年4月1日 病院事業管理規程第4号

(令和元年12月2日施行)

体系情報
第14編 院/第2章 組織・処務
沿革情報
平成26年4月1日 病院事業管理規程第4号
平成28年3月22日 病院事業管理規程第5号
平成29年3月9日 病院事業管理規程第4号
平成30年3月30日 病院事業管理規程第5号
令和元年12月2日 病院事業管理規程第9号