○福山市議会の個人情報の保護に関する条例施行規程
令和5年3月31日
議会告示第1号
(趣旨)
第1条 この規程は、福山市議会の個人情報の保護に関する条例(令和5年条例第2号。以下「条例」という。)の施行に関し、別に定めるもののほか、必要な事項を定めるものとする。
(用語)
第2条 この規程において使用する用語は、条例で使用する用語の例による。
(個人識別符号)
第3条 条例第2条第2項の議長が定める文字、番号、記号その他の符号は、次に掲げるものとする。
(1) 次に掲げる身体の特徴のいずれかを特定の個人を識別することができる水準が確保されるよう、適切な範囲を適切な手法により電子計算機の用に供するために変換した文字、番号、記号その他の符号
ア 細胞から採取されたデオキシリボ核酸(別名DNA)を構成する塩基の配列
イ 顔の骨格及び皮膚の色並びに目、鼻、口その他の顔の部位の位置及び形状によって定まる容貌
ウ 虹彩の表面の起伏により形成される線状の模様
エ 発声の際の声帯の振動、声門の開閉並びに声道の形状及びその変化
オ 歩行の際の姿勢及び両腕の動作、歩幅その他の歩行の態様
カ 手のひら又は手の甲若しくは指の皮下の静脈の分岐及び端点によって定まるその静脈の形状
キ 指紋又は掌紋
(2) 健康保険法(大正11年法律第70号)第3条第11項に規定する保険者番号及び同条第12項に規定する被保険者等記号・番号
(3) 船員保険法(昭和14年法律第73号)第2条第10項に規定する保険者番号及び同条第11項に規定する被保険者等記号・番号
(4) 旅券法(昭和26年法律第267号)第6条第1項第1号の旅券の番号
(5) 出入国管理及び難民認定法(昭和26年政令第319号)第2条第5号に規定する旅券(日本国政府の発行したものを除く。)の番号及び同法第19条の4第1項第5号の在留カードの番号
(6) 私立学校教職員共済法(昭和28年法律第245号)第45条第1項に規定する保険者番号及び加入者等記号・番号
(7) 国家公務員共済組合法(昭和33年法律第128号)第112条の2第1項に規定する保険者番号及び組合員等記号・番号
(8) 国民健康保険法(昭和33年法律第192号)第111条の2第1項に規定する保険者番号及び被保険者記号・番号
(9) 国民年金法(昭和34年法律第141号)第14条に規定する基礎年金番号
(10) 道路交通法(昭和35年法律第105号)第93条第1項第1号の免許証の番号
(11) 地方公務員等共済組合法(昭和37年法律第152号)第144条の24の2第1項に規定する保険者番号及び組合員等記号・番号
(12) 住民基本台帳法(昭和42年法律第81号)第7条第13号に規定する住民票コード
(13) 雇用保険法施行規則(昭和50年労働省令第3号)第10条第1項の雇用保険被保険者証の被保険者番号
(14) 高齢者の医療の確保に関する法律(昭和57年法律第80号)第161条の2第1項に規定する保険者番号及び被保険者番号
(15) 日本国との平和条約に基づき日本の国籍を離脱した者等の出入国管理に関する特例法(平成3年法律第71号)第8条第1項第3号の特別永住者証明書の番号
(16) 介護保険法(平成9年法律第123号)第12条第3項の被保険者証の番号及び保険者番号
(17) 行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号)第2条第5項に規定する個人番号
(要配慮個人情報)
第4条 条例第2条第3項の議長が定める記述等は、次に掲げる事項のいずれかを内容とする記述等(本人の病歴又は犯罪の経歴に該当するものを除く。)とする。
(1) 次に掲げる身体障害、知的障害、精神障害(発達障害を含む。)その他の心身の機能の障害があること。
ア 身体障害者福祉法(昭和24年法律第283号)別表に掲げる身体上の障害
イ 知的障害者福祉法(昭和35年法律第37号)にいう知的障害
ウ 精神保健及び精神障害者福祉に関する法律(昭和25年法律第123号)にいう精神障害(発達障害者支援法(平成16年法律第167号)第2条第1項に規定する発達障害を含み、イに掲げるものを除く。)
エ 治療方法が確立していない疾病その他の特殊の疾病であって障害者の日常生活及び社会生活を総合的に支援するための法律(平成17年法律第123号)第4条第1項の政令で定めるものによる障害の程度が同項の厚生労働大臣が定める程度であるもの
(3) 健康診断等の結果に基づき、又は疾病、負傷その他の心身の変化を理由として、本人に対して医師等により心身の状態の改善のための指導又は診療若しくは調剤が行われたこと。
(4) 本人を被疑者又は被告人として、逮捕、捜索、差押え、勾留、公訴の提起その他の刑事事件に関する手続が行われたこと。
(5) 本人を少年法(昭和23年法律第168号)第3条第1項に規定する少年又はその疑いのある者として、調査、観護の措置、審判、保護処分その他の少年の保護事件に関する手続が行われたこと。
(6) 性的指向及び性自認
(1) 要配慮個人情報が含まれる保有個人情報(高度な暗号化その他の個人の権利利益を保護するために必要な措置を講じたものを除く。以下この条において同じ。)の漏えい、滅失若しくは毀損(以下この条において「漏えい等」という。)が発生し、又は発生したおそれがある事態
(2) 不正に利用されることにより財産的被害が生じるおそれがある保有個人情報の漏えい等が発生し、又は発生したおそれがある事態
(3) 不正の目的をもって行われたおそれがある保有個人情報の漏えい等が発生し、又は発生したおそれがある事態
(4) 保有個人情報に係る本人の数が100人を超える漏えい等が発生し、又は発生したおそれがある事態
(1) 概要
(2) 漏えい等が発生し、又は発生したおそれがある保有個人情報の項目
(3) 原因
(4) 二次被害又はそのおそれの有無及びその内容
(5) その他参考となる事項
2 議長は、前項の規定による申出があったときは、速やかに当該保有個人情報を提供するかどうかを決定し、当該申出をした者に対し、当該決定の内容を書面により通知するものとする。ただし、当該申出が口頭により行われたときは、口頭で通知することができる。
4 前3項の規定にかかわらず、保有個人情報の提供についての手続が別に定められている場合は、その定めるところによる。
(1) 本人と同居し、又は生計を一にする親族
(2) 前号に掲げる親族以外の3親等内の親族で、議長が適当と認めるもの
(3) その他議長が本人の権利利益を保護するために特に必要があると認める者
2 前項の規定による申出は、次に掲げる書類を提示し、又は提出して行うものとする。ただし、実施機関がやむを得ない理由があると認める場合は、この限りでない。
(1) 申出をした者の氏名及び住所又は居所と同一の氏名及び住所又は居所が記載されている運転免許証、健康保険の被保険者証、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律第2条第7項に規定する個人番号カード、出入国管理及び難民認定法第19条の3に規定する在留カード、日本国との平和条約に基づき日本の国籍を離脱した者等の出入国管理に関する特例法第7条第1項に規定する特別永住者証明書その他法律又はこれに基づく命令の規定により交付された書類(以下「運転免許証等」という。)であって、当該申出をした者であることを確認するに足りるもの
(2) 戸籍謄本その他の申出をした者と本人との関係が分かる書類
(3) 医師の診断書その他の本人の同意を得ることができないことを示す書類
(4) 明らかに本人の権利利益になること又は特別な理由があることを示す書類
(電磁的方法)
第8条 条例第15条第4項に規定する電磁的方法は、次に掲げる方法とする。
(1) 電子メールを送信する方法(他人に委託して行う場合を含む。)
(2) 前号に定めるもののほか、その受信をする者を特定して情報を伝達するために用いられる電気通信(電気通信事業法(昭和59年法律第86号)第2条第1号に規定する電気通信をいう。)を送信する方法(他人に委託して行う場合を含む。)
(匿名加工情報の安全管理措置の基準)
第9条 条例第16条第2項の議長が定める基準は、次のとおりとする。
(1) 匿名加工情報を取り扱う者の権限及び責任を明確に定めること。
(2) 匿名加工情報の取扱いに関する規程類を整備し、当該規程類に従って匿名加工情報を適切に取り扱うとともに、その取扱いの状況について評価を行い、その結果に基づき改善を図るために必要な措置を講ずること。
(3) 匿名加工情報を取り扱う正当な権限を有しない者による匿名加工情報の取扱いを防止するために必要かつ適切な措置を講ずること。
(個人情報ファイル簿の作成及び公表)
第10条 議長は、個人情報ファイル(条例第17条第2項各号に掲げるもの及び同条第3項の規定により個人情報ファイル簿に掲載しないものを除く。次項及び第4項において同じ。)を保有するに至ったときは、直ちに、個人情報ファイル簿を作成しなければならない。
2 個人情報ファイル簿は、議会が保有している個人情報ファイルを通じて一の帳簿とする。
3 議長は、個人情報ファイル簿に記載すべき事項に変更があったときは、直ちに、当該個人情報ファイル簿を修正しなければならない。
4 議長は、個人情報ファイル簿に掲載した個人情報ファイルの保有をやめたとき、又はその個人情報ファイルが条例第17条第2項第1号カに該当するに至ったときは、遅滞なく、当該個人情報ファイルについての記載を消除しなければならない。
5 議長は、個人情報ファイル簿を作成したときは、遅滞なく、これを事務所に備えて置き一般の閲覧に供するとともに、インターネットの利用その他の情報通信の技術を利用する方法により公表しなければならない。
6 条例第17条第1項の議長が定める事項は、次に掲げる事項とする。
(1) 条例第2条第5項第1号に係る個人情報ファイル又は同項第2号に係る個人情報ファイルの別
(2) 条例第2条第5項第1号に係る個人情報ファイルについて、第9項に規定する個人情報ファイルがあるときは、その旨
7 条例第17条第2項第1号カの議長が定める数は、1,000人とする。
8 条例第17条第2項第1号キの議長が定める個人情報ファイルは、次に掲げる個人情報ファイルとする。
(1) 次に掲げる者に係る個人情報ファイルであって、専らその人事、給与又は報酬、福利厚生に関する事項その他これらに準ずる事項を記録するもの(アに掲げる者の採用又は選定のための試験に関する個人情報ファイルを含む。)
ア 執行機関の職員又は当該職員であった者
イ 条例第17条第2項第1号アに規定する者又はアに掲げる者の被扶養者又は遺族
(2) 条例第17条第2項第1号アに規定する者及び前号ア又はイに掲げる者を併せて記録する個人情報ファイルであって、専らその人事、議員報酬、給与又は報酬、福利厚生に関する事項その他これらに準ずる事項を記録するもの
9 条例第17条第2項第3号の議長が定める個人情報ファイルは、条例第2条第5項第2号に係る個人情報ファイルで、その利用目的及び記録範囲が条例第17条第1項の規定による公表に係る条例第2条第5項第1号に係る個人情報ファイルの利用目的及び記録範囲の範囲内であるものとする。
(1) 開示請求書、訂正請求書又は利用停止請求書(以下この条において「開示請求書等」という。)に記載されている開示請求をする者、訂正請求をする者又は利用停止請求をする者(以下この条において「開示請求者等」という。)の氏名及び住所又は居所と同一の氏名及び住所又は居所が記載されている運転免許証等であって、当該開示請求者等が本人であることを確認するに足りるもの
(2) 前号に掲げる書類をやむを得ない理由により提示し、又は提出することができない場合にあっては、当該開示請求者等が本人であることを確認するため議長が適当と認める書類
(1) 前項各号に掲げる書類のいずれかを複写機により複写したもの
(2) その者の住民票の写しその他その者が前号に掲げる書類に記載された本人であることを示すものとして議長が適当と認める書類であって、開示請求等をする日前30日以内に作成されたもの
4 開示請求をした代理人は、当該開示請求に係る保有個人情報の開示を受ける前にその資格を喪失したときは、直ちに、書面でその旨を議長に届け出なければならない。
5 前項の規定による届出があったときは、当該開示請求は、取り下げられたものとみなす。
(開示決定の通知)
第13条 条例第24条第1項の議長が定める事項は、次に掲げる事項とする。
(1) 開示決定に係る保有個人情報について求めることができる開示の実施の方法
(2) 事務所における開示を実施することができる日、時間及び場所並びに事務所における開示の実施を求める場合にあっては、条例第28条第3項の規定による申出をする際に事務所における開示を実施することができる日のうちから事務所における開示の実施を希望する日を選択すべき旨
(3) 写しの送付の方法による保有個人情報の開示を実施する場合における準備に要する日数及び送付に要する費用
(開示請求に対する決定の通知)
第14条 条例第24条第1項の書面は、保有個人情報の開示をする旨の決定通知書とする。
2 条例第24条第2項の書面は、保有個人情報の開示をしない旨の決定通知書とする。
(開示決定等の期間延長等の通知)
第15条 条例第25条第2項後段の書面は、保有個人情報開示決定等期間延長通知書とする。
2 条例第26条第1項後段の書面は、保有個人情報開示決定等期間特例延長通知書とする。
4 条例第27条第1項の議長が定める事項は、次に掲げる事項とする。
(1) 開示請求の年月日
(2) 意見書を提出する場合の提出先及び提出期限
5 条例第27条第2項の議長が定める事項は、次に掲げる事項とする。
(1) 前項各号に掲げる事項
(2) 条例第27条第2項各号のいずれに該当するかの別及びその理由
6 条例第27条第3項後段の書面は、意見書に係る保有個人情報の開示決定通知書とする。
(1) 録音テープ、ビデオテープその他音声又は映像が記録された電磁的記録 当該電磁的記録を専用機器により再生したものの視聴又は複写したものの交付
(2) 前号に規定する電磁的記録以外の電磁的記録 当該電磁的記録を用紙に出力したものの閲覧又は交付
2 前項第2号の規定にかかわらず、当該電磁的記録を専用機器により再生したものの閲覧又は複写したものの交付の方法(プログラムを用いて行う必要があるものにあっては、議会が保有するプログラムにより行うことができるものに限る。)により開示することが容易であるときは、当該方法とすることができる。
3 前2項に定める方法による電磁的記録の開示にあっては、議長は、当該電磁的記録の保存に支障を生ずるおそれがあると認めるときその他正当な理由があるときは、当該電磁的記録を複写したもの又は用紙に出力したものの写しにより、これを行うことができる。
(開示の実施方法等の申出)
第18条 条例第28条第3項の規定による申出は、次に掲げる事項を記載した保有個人情報の開示の実施方法等申出書により行わなければならない。
(1) 求める開示の実施の方法(開示決定に係る保有個人情報の部分ごとに異なる方法による開示の実施を求める場合にあっては、その旨及び当該部分ごとの開示の実施の方法)
(2) 開示決定に係る保有個人情報の一部について開示の実施を求める場合にあっては、その旨及び当該部分
(3) 事務所における開示の実施を求める場合にあっては、事務所における開示の実施を希望する日
(4) 写しの送付の方法による保有個人情報の開示の実施を求める場合にあっては、その旨
(訂正請求に対する決定の通知)
第19条 条例第34条第1項の書面は、保有個人情報の訂正をする旨の決定通知書とする。
2 条例第34条第2項の書面は、保有個人情報の訂正をしない旨の決定通知書とする。
(訂正決定等の期間延長等の通知)
第20条 条例第35条第2項後段の書面は、保有個人情報訂正決定等期間延長通知書とする。
2 条例第36条第1項後段の書面は、保有個人情報訂正決定等期間特例延長通知書とする。
(保有個人情報の提供先への通知)
第21条 条例第37条の書面は、提供をしている保有個人情報の訂正決定に係る通知書とする。
(利用停止請求に対する決定の通知)
第22条 条例第41条第1項の書面は、保有個人情報の利用停止をする旨の決定通知書とする。
2 条例第41条第2項の書面は、保有個人情報の利用停止をしない旨の決定通知書とする。
(利用停止決定等の期間延長の通知)
第23条 条例第42条第2項後段の書面は、保有個人情報利用停止決定等期間延長通知書とする。
2 条例第43条第1項後段の書面は、保有個人情報利用停止決定等期間特例延長通知書とする。
(苦情の申出)
第24条 議会に個人情報が保有されている者は、自己の個人情報の取扱いについて、議会が法令等に違反し、又は不当な取扱いを行っていると認めるときは、議長に対し苦情の申出を行うことができる。ただし、開示請求、訂正請求又は利用停止請求に関する決定又はその不作為に係るものであるときは、この限りでない。
2 未成年者若しくは成年被後見人の法定代理人又は本人の委任による代理人(以下「代理人」という。)は、本人に代わって前項の苦情の申出(以下「苦情の申出」という。)をすることができる。
3 苦情の申出は、次に掲げる事項を記載した苦情申出書により行わなければならない。ただし、議長が必要があると認めるときは、口頭により行うことができる。
(1) 苦情を申し出る者の氏名及び住所
(2) 議会が法令等に違反し、又は不当な取扱いを行っていると認める自己の個人情報の取扱いの内容
(3) 議長に求める是正措置の内容及び理由
(4) 苦情の申出が代理人によるものであるときは、本人の氏名、住所及び本人との関係
4 前項ただし書の規定による口頭による苦情の申出があった場合において、苦情の申出を受けた議長は、その内容を録取し、これを苦情の申出をした者(以下「苦情申出人」という。)に読み聞かせて誤りのないことを確認し、苦情申出人に署名又は記名押印させるものとする。
5 前2項の場合において、苦情申出人は、次に掲げる書類を提示し、又は提出しなければならない。
(1) 苦情申出人の氏名及び住所又は居所と同一の氏名及び住所又は居所が記載されている運転免許証等であって、当該苦情申出人であることを確認するに足りるもの
(2) 苦情の申出が代理人によるものであるときは、前号の書類のほか、戸籍謄本、委任状その他その資格を証明する書類(苦情の申出をする日前30日以内に作成されたものに限る。)
(苦情に関する調査)
第25条 議長は、苦情の申出があったときは、速やかにその内容を調査しなければならない。
2 議長は、前項の規定による調査を行う場合において、必要があると認めるときは、苦情申出人に対し、当該調査に関し必要な質問を行い、又は資料の提出を求めることができる。
(苦情に係る取扱いの決定の通知)
第26条 議長は、前条の規定により調査した結果、苦情の申出に正当な理由があると認めるときは、必要な是正措置を講じなければならない。
2 議長は、苦情の申出に係る取扱いを決定したときは、苦情申出人に対し、その内容を苦情申出に係る取扱決定通知書により通知するものとする。
(費用負担)
第27条 条例第30条の費用のうち保有個人情報の写しに要する費用の額は、議長が別に定める。
2 前項の費用は、保有個人情報の写しの交付と引き替えに徴収する。
4 第1項の費用及び送付に要する費用を納付する方法は、納付書による納付その他の議長が別に定める方法によるものとする。
(書類の様式)
第28条 第12条の補正通知書その他のこの規程に規定する書類は、議長が別に定める様式による。
(雑則)
第29条 この規程に定めるもののほか、この規程の施行に関し必要な事項は、議長が別に定める。
附則
この規程は、令和5年4月1日から施行する。