2　文書取扱主任は、課の庶務を所掌する担当次長又は次長をもって充てる。

2　総務課長は、各課の文書事務の取扱状況に関して随時調査し、文書事務が適正円滑に処理されるように努めなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、庶務事務システム(職員の服務の管理、給与の支給等に関する事務の処理等を行う電子計算組織をいう。)その他市長が認める電子計算組織(文書管理システムを除く。以下「庶務事務システム等」という。)を利用する場合にあっては、庶務事務システム等により事案の処理を行うことができる。この場合における庶務事務システム等による文書等の取扱いについては、別に定めるところによる。

3　前2項の規定にかかわらず、収受、起案、決裁、保存、廃棄その他の文書等の処理を所定の用紙を用いて行う必要がある場合、文書管理システムを利用できない者の処理が必要な場合その他総務課長が文書管理システムによる処理により難いと認めた場合は、所定の用紙によりこれを処理することができる。

2　各課の文書取扱主任又は文書取扱主任を補助する職員は、前項の規定により配布を受けた又は収受した文書等及び当該課へ直接到着した文書等(以下「配布文書等」という。)について、速やかに文書管理システムにより収受処理を行わなければならない。この場合において、配布文書等が紙である場合は、原則としてこれをスキャナ等により電磁的記録に変換することにより収受処理を行うものとする。

3　前項の規定により収受処理を行った場合は、当該電磁的記録を正本とし、当該電磁的記録の元となった配布文書等は、法令等の規定により、又はその性質上破棄できないものを除き、保存期間を1年とする。

4　第2項の規定にかかわらず、第8条の2第3項の規定により文書管理システムを利用しない場合については、文書等の余白に受付印を押し、かつ、文書番号を記入し、その件名を文書件名簿に記載することにより収受処理を行う。ただし、総務課長においてその必要がないと認めるものは、文書件名簿への記載を省略することができる。

2　前項の処理を終わった文書等は、直ちに課長の閲覧を受けなければならない。ただし、定例的なもの等で、あらかじめ課長が指定するものについては、当該事務を担当する職員(以下「担当者」という。)に、直接交付し、処理させることができる。

3　課長は、前項の規定により文書等を閲覧したときは、自ら処理するものを除いて、処理方針及び処理期限を示して担当者に速やかに処理させなければならない。

2　合議を受けた起案文書について異議があるときは、主管課と協議し、なお決定しないときは、その意見を付して決裁を受けなければならない。

2　決裁になった起案文書(以下「原議書」という。)を廃案にし、又は施行を保留すべき必要が生じたときは、理由を付して上司の承認を受けるとともに、合議した局部課長にその旨を連絡しなければならない。

2　原議書のうち、決裁印欄、文書件名簿の記入欄及び文書記号番号欄が省略されているもの又は総務課長がその必要がないと認めたものについては、前項第1号及び第2号の手続を省略することができる。

3　原議書のうち、施行を要する文書(施行期日についてあわせて決裁を受けた文書を除く。)には、起案者において施行期日を記入するものとする。

2　前項のうち、○で示す箇所には、別表第1に定める文書の記号を記入するものとする。

3　文書番号は、文書処理の年度により、課ごとに、原則として一連番号を付するものとし、その文書等が完結するまでは、同一年度内は同一番号を用いなければならない。

4　文書番号は、同一の案件で照会、通知等を発する場合においては、照会、通知等を発するごとに「の2」、「の3」等の枝番号を付するものとする。

2　総務課は、前項の郵送を要する発送文書の送付を受けたときは、これを点検し、郵便局へ送達するものとする。

3　第1項に規定する時間までに総務課に送付できなかった文書で急施を要するものについては、直接発送することができる。

4　郵便切手又ははがきを使用する場合は、主管課長は、郵便切手類受払簿により、その受け払いを明らかにしておかなければならない。

2　前項において、特に機密を要し、又は散逸のおそれがあるもののほか、封筒を使用してはならない。

2　前項に規定する整理保管については、別に定める。

2　文書等の保存年限の計算は、文書等に係る事業の完結した翌年度から起算する。

3　第1項の規定にかかわらず、文書等に係る事業の完結が当面予定されておらず、当該事業が存続する間常に執務上使用する必要がある台帳、名簿その他の文書等は、常用文書として保管することとし、当該事業の完結時に同項の保存年限を設定する。

2　前項の規定により、次の各号に掲げる文書等について保存年限を延長する場合は、同項後段の規定にかかわらず、当該文書等の区分に応じ、それぞれ当該各号に定める期間が経過する日までの間、当該文書等を保存しなければならない。この場合において、一の区分に該当する文書等が他の区分にも該当するときは、それぞれの期間が経過する日のいずれか遅い日までの間、保存しなければならない。

2　前項に規定する文書等の収蔵の手続は、別に定める。

2　書庫内は、常に整理、整とんし、安全な点灯のほか、一切の火気を使用してはならない。

2　借覧文書は、いかなる理由があっても抜取り、取替え、増てつ又は借覧者以外への貸与をしてはならない。

2　保存年限満了後も歴史的、文化的資料として価値を有すると認められる文書等については、資史料として保存するものとする。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行し、同日以後施行を要する文書について適用する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行し、同日以後施行を要する文書について適用する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

1　この訓令は、公布の日から施行する。

2　この訓令による改正前の第12条第1項の規定に基づいて行なう文書の右上欄外に押印する文書分類記号及び保存期間の印は、当分の間これを文書分類記号及び保存年限と読み替えてそのまま使用することができる。

3　この訓令による改正前の第16条第6号に規定する文書分類記号及び保存期間欄を設けている起案用紙は、当分の間これを文書分類記号及び保存年限と読み替えてそのまま使用することができる。

4　この訓令による改正前の第26条第1号の規定により押印する施行印欄を設けている起案用紙は、当分の間当該欄に斜線を施してそのまま使用することができる。

5　この訓令の施行の日の前日までに改正前の福山市行政科目分類表により分類した昭和43年度の文書は、この訓令による改正後の福山市行政科目分類表の相当記号に分類替えするものとする。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、昭和46年4月1日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、昭和46年10月1日から施行する。

この訓令は、昭和47年5月1日から施行する。

この訓令は、昭和48年5月1日から施行する。

この訓令は、昭和49年4月1日から施行する。

この訓令は、昭和49年4月1日から施行する。

この訓令は、昭和49年6月1日から施行する。

この訓令は、昭和50年2月1日から施行する。

この訓令は、昭和50年5月1日から施行する。

この訓令は、昭和52年5月1日から施行する。

この訓令は、昭和52年8月1日から施行する。

この訓令は、昭和53年4月1日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、昭和55年4月1日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、昭和59年4月1日から施行する。

この訓令は、昭和60年4月1日から施行する。ただし、第1条の規定中福山市事務決裁規程第2条第6号の改正規定(「西部清掃工場長」を「箕沖清掃工場長」に改める部分に限る。)及び別表第4環境事業部の款西部清掃工場の項の改正規定並びに第2条の規定中福山市文書取扱規程別表第3の改正規定(「西部清掃工場」を「箕沖清掃工場」に、「環西工」を「環箕工」に改める部分に限る。)は、同年5月1日から施行する。

1　この訓令は、昭和61年4月1日から施行する。

1　この訓令は、昭和62年4月1日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

1　この訓令は、昭和63年4月1日から施行する。

1　この訓令は、平成元年4月1日から施行する。

この訓令は、平成2年4月1日から施行する。

1　この訓令は、平成3年4月1日から施行する。

1　この訓令は、平成4年4月1日から施行する。

1　この訓令は、平成5年4月1日から施行する。

この訓令は、平成5年7月1日から施行する。

1　この訓令は、平成6年4月1日から施行する。

この訓令は、平成6年4月1日から施行する。

1　この訓令は、平成7年4月1日から施行する。

1　この訓令は、平成8年4月1日から施行する。

この訓令は、平成9年4月1日から施行する。

この訓令は、平成10年4月1日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、平成12年4月1日から施行する。ただし、別表第2の改正規定中「

この訓令は、平成13年4月1日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、平成15年2月3日から施行する。

この訓令は、平成15年4月1日から施行する。

この訓令は、平成16年4月1日から施行する。

この訓令は、平成17年2月1日から施行する。

この訓令は、平成17年4月1日から施行する。

この訓令は、平成18年3月1日から施行する。

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

この訓令は、平成21年3月24日から施行する。

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。(後略)

この訓令は、平成25年4月1日から施行する。

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

この訓令は、平成28年10月20日から施行する。

この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

この訓令は、平成30年4月1日から施行する。

この訓令は、平成31年4月1日から施行する。

この訓令は、令和元年12月2日から施行する。

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

この訓令は、令和3年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、令和3年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の日前に改正前の第40条の規定により保存年限が永年と定められた文書(以下「旧永年文書」という。)は、改正後の同条の規定により保存年限が30年と定められたものとみなす。ただし、保存年限が満了した旧永年文書の廃棄処分については、改正後の第48条第1項の規定にかかわらず、令和4年3月31日まではこれを行わないものとし、令和6年6月30日までを目途に順次行うものとする。

3　この訓令の施行の際現にある帳票又は様式を使用するに当たっては、必要に応じ、各帳票又は様式中「永年」とあるのは「30年」とする修正を加えたものを使用することができる。

この訓令は、令和4年2月1日から施行する。

この訓令は、令和4年4月1日から施行する。

1　この訓令は、令和4年10月3日から施行する。ただし、この訓令による改正後の福山市文書取扱規程の規定は、市長公室秘書課及び総務局以外の文書の取扱いについては、令和5年1月4日から適用する。

2　この訓令の施行の際現に使用している帳票については、改正後の第27条第1項第7号の規定にかかわらず、当分の間、改正前の第27条第1項第7号に規定する文書記号を使用することができる。

この訓令は、令和4年11月24日から施行する。

この訓令は、令和5年4月1日から施行する。