(趣旨)

第1条　福山地区消防組合消防局(以下「消防局」という。)及び福山地区消防組合消防署(以下「消防署」という。)における文書等及び録音テープの取扱いについては、別に定めるもののほか、この規程の定めるところによる。

(用語の意義)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書等の取扱いの原則)

第3条　文書等は、全て正確かつ迅速に取り扱い、事務が能率的に処理されるように努めなければならない。

(課長等の職務)

第4条　課長等は、常にその課等における文書事務が適正、円滑に処理されるように所属職員を指導しなければならない。

(文書取扱主任)

第5条　課長等の文書事務を補佐させるため、課等に文書取扱主任を置く。

(文書取扱主任の任務)

第6条　文書取扱主任は、課長等の命を受け、その課等における次の事務を処理する。

(総務課長の職務)

第7条　総務課長は、局及び署における文書等並びにこれに付随する物品(小包等)の収受、配布の事務(他に所管するものがある事務を除く。)を掌理する。

(文書処理の年度)

第8条　文書等の処理に関する年度は、4月1日から翌3月31日まで(公示令達にかかる文書等及び火災統計その他暦年で整理する必要のある文書等は除く。)とする。

(文書管理システムの利用等)

第8条の2　収受、起案、決裁、保存、廃棄その他の文書等の処理については、原則として文書管理システムを利用するものとする。この場合において、文書管理システムに保存した文書等は、正本とする。

(課等の備付帳簿)

第9条　文書等の取扱いのため、総務課に次の帳簿を置く。

(到着文書等の処理)

第10条　到着した文書等は、総務課又は署庶務係において収受し、次の各号のいずれかにより処理しなければならない。ただし、特殊な文書(建築確認申請書、危険物関係許可書類、り災証明願、道路工事及び断減水通知文書等をいう。)及びファクシミリ、電子メールその他の方法により受信された文書等は、主管課等において直接収受することができる。

(数課等又は係に関係ある文書等)

第11条　2以上の課等又は係に関係ある文書等は、関係の最も深い課等又は係に配布し、主管の明らかでないものについては、総務課長の定めるところによる。

(文書等の回付)

第12条　文書取扱主任は、配布文書等のうち、主管に属しないものがあるときは、速やかに当該文書等の主管課等又は総務課に回付しなければならない。

(勤務時間外に到着した文書等の収受)

第13条　局にあっては勤務時間外に到着した文書等の収受は、指令課指令第1係、指令第2係が行うものとし、その処理要領は別途定めるものとする。

(文書処理の原則)

第14条　文書取扱主任は、配布文書等について、別に定める文書分類表及びファイル基準表による文書分類記号及び保存年限を登録又は記入しなければならない。

(文書等の一応供覧)

第15条　配布文書等が、次の各号のいずれかに該当するときは、「一応供覧」の処理として、その理由、意見等を付して速やかに上司の閲覧に供し、その指示又は承認を受けなければならない。

(文書等の起案)

第16条　起案は、文書管理システムにより作成するものとする。ただし、第8条の2第3項の規定により文書管理システムを利用しない起案については、所定の起案用紙によることができる。

(文書等の供覧)

第17条　配布文書等が、前条の規定による処理を必要とせず、単に上司の閲覧に供することをもって足りるものは、「供覧」の処理として、関係者の閲覧に供するものとする。

(起案文書の作成要領)

第18条　起案文書は、次に掲げるところにより作成しなければならない。

(決裁区分)

第19条　起案文書の決裁区分は、福山地区消防組合事務決裁規程(平成3年訓令第3号)の定めるところによる。

(起案文書の回議)

第20条　起案文書は、当該事務の決裁区分に従い、起案者から順次直属の上司を経て、その決裁権限を有する者に回議し、決裁を受けなければならない。

(起案文書の合議)

第21条　起案文書の内容が、他の部課等に関係があるものは、次の要領によりその関係部課等の長に合議しなければならない。

(事前協議)

第22条　前条の規定により合議を要する事項のうち、起案文書による合議では協議調整が十分に行われがたい事項については、起案前に意見調整し、又は協議しなければならない。

(合議文書の処理)

第23条　合議を受けた起案文書は直ちに査閲し、同意不同意を決定しなければならない。もし、査閲に日時を要するときは、その理由を主管課等又は係に通知しなければならない。

第24条　削除

(廃案した場合等の処理)

第25条　起案文書が合議したときの趣旨と異なって決裁されたとき、又は中途で廃案となったときは、合議した部課等の長にその旨を連絡しなければならない。

(総務課長への合議)

第26条　次に掲げる起案文書は、原則として総務課長へ合議しなければならない。

(持ち回り決裁)

第27条　起案文書のうち、重要又は異例のもので説明を要するものは、起案者等が自ら持ち回る等により説明して決裁を受けるものとし、急施又は秘密を要するものは前段に準じて取り扱うことができる。

(代決又は後閲の処理)

第28条　急施を要すると認めた起案文書を、上司の不在により代決又は後閲するときは、次の要領により処理しなければならない。

(原議書の整理)

第29条　原議書(第16条ただし書の起案(以下「文書起案」という。)に限る。以下この条、第31条第3号後段、及び第32条において同じ。)は、全て課等又は係の文書取扱主任に回付するものとし、課等若しくは係の文書取扱主任又は文書取扱主任を補助する職員は次に掲げるところにより整理しなければならない。ただし、第2号にあっては、庁外に施行する文書に係るものに限る。

(文書記号・番号)

第30条　次に掲げる文書等には、その区分により、それぞれ文書記号・番号をつけなければならない。ただし、往復文書のうち、特に軽易なものについては、この限りでない。

(文書分類記号)

第30条の2　文書分類記号は、別に定める文書分類表に定めるところによる。

(法規文書等の処理)

第31条　条例、規則、訓令、告示及び公告(以下「法規文書等」という。)は、次の各号により処理しなければならない。

(発送文書等の処理)

第32条　文書起案により起案を行った指令文書、証明書及び発送を要する一般文書(以下「発送文書」という。)は、次の各号により処理しなければならない。

(発送文書の記名)

第33条　発送文書は、管理者名、局長名又は署長名を用いなければならない。ただし、次に掲げる場合においては、それぞれに定める発信者名等を用いることができる。

(郵送の手続)

第34条　郵送を要する発送文書は、主管課等又は係において必要な包装をし、特殊な扱いをするものは、その封筒に速達、書留、内容証明等の表示をし、係長又は次長においてこれを取りまとめ発送しなければならない。

(電報発信の手続)

第35条　電報は、主管課等又は係において頼信紙に記入して発信し、発信済の頼信紙は総務課に送付しなければならない。

(逓送の手続)

第36条　逓送を要する発送文書は、主管課等又は係において必要な包装をし、送付しなければならない。

(庁内文書の往復)

第37条　庁内の課等相互間において往復する文書等は、総務課及び署庶務係備えつけの文書連絡箱を利用して配布するものとする。ただし、特に重要、機密又は緊急を要する文書等その他主管課等又は係で直接配布することを適当とするものは、当該主管課等又は係で直接配布することができる。

(出頭通知書の発送)

第38条　部外者の出頭を求めるときは、事前に課長等の承認を得て出頭通知書を発送しなければならない。ただし、緊急を要するものは電話等により通知することができる。この場合においては、事後速やかに課長等の承認を受けなければならない。

(文書整理の原則)

第39条　文書等及び録音テープは常に整理し、重要なものは非常災害に際して支障がないようにあらかじめ適当な処置を講じておかなければならない。

(担当者の文書等の整理)

第40条　担当者は、常に未処理文書及び完結文書を次に掲げるところにより区分整理しなければならない。

(文書等の整理、編集方法)

第41条　文書等は、主管課において、文書取扱主任を中心として次に掲げるところにより、原則として指定のファイル(指定のファイルに準ずるものを含む。以下「ファイル」という。)により編冊しなければならない。この場合、文書取扱主任は、分類、保存年限等につき、審査指導をするものとする。

(文書等の保存年限)

第42条　文書等の保存年限は、法令等に特別の定めがあるものを除き、次の5種とする。

(保存年限の延長又は短縮)

第43条　保存年限の満了前又は満了後の文書等であっても必要に応じ、その保存年限を延長又は短縮することができる。この場合において、延長は原則1年を単位として行うものとし、延長が可能な期間は、通算して30年を超えることができない。

(文書等の保存種別)

第44条　文書等の保存種別は、法令等に特別の定めがあるものを除き、おおむね次のとおりとし、細目については別に定める。

(文書等の収蔵)

第45条　主管課等において、編冊を終わったファイル(文書起案により起案を行ったものを綴ったものに限る。)は、常時使用の必要があるものを除き書庫に収蔵しなければならない。

(書庫)

第46条　課等の書庫は、関係課等の文書取扱主任がそれぞれ管理する。

(保存文書の借覧)

第47条　保存文書を借覧しようとするときは、関係課等の文書貸出簿に記入し、文書取扱主任の承認を得なければならない。

(庁外持出し禁止)

第48条　文書等は、庁外に持ち出すことはできない。ただし、やむを得ない事情によりあらかじめ主管課長等の承認を受けたときは、この限りではない。

(職員以外の借覧禁止)

第49条　保存文書は、特別なものを除き職員のほかは借覧することができない。ただし、福山地区消防組合情報公開条例の規定に基づき公文書を閲覧等に供するとき、又は主管課長等の承認を受けたときは、この限りでない。

(保存文書の廃棄処分)

第50条　文書取扱主任は、保存文書の保存年限が満了したときは、主管課長等と協議して廃棄処分するものとする。

(文書等の焼却等)

第51条　廃棄する文書等で、福山地区消防組合情報公開条例第2条で準用する福山市情報公開条例(平成14年条例第2号)第6条各号に規定する情報が記載されているもの又は他に使用されるおそれのあるものは、焼却又は裁断する等の処置を講じなければならない。

(録音テープの保管等)

第52条　通信業務で録音したテープは、1か月間保管しなければならない。

(分署及び出張所における文書等の取扱い)

第53条　この規程は、分署及び出張所における文書等の取扱いについても準用する。

(委任)

第54条　この規程の実施について必要な事項は、別に局長が定める。